Automatizar con scripts.

El poder automatizar con scripts es muy valioso para SharePoint online y obviamente para nosotros como administradores de Office 365 de sitios de SharePoint modernos ya que nos da la oportunidad de poder hacer diferentes ejecuciones de lo que realmente requerimos para poder automatizar.

algo importante que hay que hacer notar en automatización, es que con los scripts se van ejecutando las acciones conforme se fueron escribiendo esto quiere decir que es de una manera secuencial. Algunas de las cosas que podemos realizar con código script son las siguientes:

• ·         Creación de listas.
• ·         Actualización de descripciones.
• ·         Activación de características.
• ·         Modificación de pertenencias a grupos.
• ·         Ejecución de funciones de Flow (Power Automate)
• ·         Configuración de acceso de invitado.

Con esto lo que podemos hacer es que podemos desencadenar diferentes funciones a través de Power Automate el cual se van a ir ejecutando cómo se mencionó anteriormente de acuerdo al script de cómo se escribieron de acuerdo a su prioridad para ejecutar la acción.

Ejemplo de creación de flujo.

En este ejemplo generaremos el flujo desde nuestro sitio de SharePoint Moderno, para poderlo mostrar de una manera lo más sencilla posible solo para uso didáctico.

1.       En nuestro sitio nos vamos a la Biblioteca de documentos, de ahí seleccionar Flujo / Crear un Flujo 

2.       Aparecerá un menú del lado derecho, con las diferentes plantillas que están actualmente y puedes darle clic en Mostar más

Si no te convence ninguna de las plantillas que te recomiendan en primera instancia, puedes buscar más.

3.       Da clic en Ver más plantillas.

Esto te llevara a la pagina que tienes de Power Automate.

Nota:  Power Automate es uno de 3 programas que se conocen como Power Platform de Microsoft y te ayuda a crear flujos de trabajo de manera automatizada entre aplicaciones Micrososft, como no Microsoft, para diferentes propósitos como son:

·         Flujos de aprobación.

·         Botón

·         Recopilación de información

·         Visio

·         Correo electrónico

·         Eventos y calendario

·         Móvil

·         Notificaciones

·         Productividad

·         Redes Sociales

·         Sincronizar.

Estos propósitos puedes generar los siguientes flujos:

·         Automatizados

·         De botón

·         Programados

·         Aprobación

·         Proceso de negocio

·         De interfaz de usuario (Esta en versión preliminar)

Si no existe una plantilla que cubra tus necesidades, puedes generar el flujo, desde cero.

4.       Da clic en el menú de la izquierda Crear.

5.       Selecciona Flujo Automatizado.

6.       Ingresa el Nombre de flujo¸ y Elija el desencadenador del flujo.

7.       Especifica la Dirección del sitio y Nombre de la biblioteca.

8.       Da clic en el botón Nuevo paso.

9.       Seleccionar la Acción a ejecutar, por ejemplo, en este caso publicaremos un Mensaje en Teams

10.   Selecciona el Equipo donde quieres que se publique el mensaje, el Canal y Mensaje, puedes generar contenido dinámico.

11.   Si ya es todo, solo dale en guardar y puedes probar tu flujo. En este caso mandaría un mensaje a un grupo de Teams cuando se subiera un elemento a la biblioteca de documentos.

Y como resultado, manda el mensaje a Teams, como se muestra en la siguiente imagen:

El ejercicio solo es una practica para que vean de manera general como puedes automatizar, algunos procesos, más adelante nos adentraremos con ejemplos y ejercicios más complejos para las diferentes resoluciones que puede llegar a tener una organización sin importar el tamaño de esta.

Al final podemos ver el detalle de la ejecución.

¿Qué pasa con la automatización de diseño en sitios de SharePoint?

Los sitios modernos de SharePoint permiten automatizar sus diseños a través de scripts, dando una apariencia profesional y sobre todo que esté homologada, de acuerdo con las necesidades de la organización. Una gran ventaja es que esta automatización no solamente es para los sitios nuevos, sino también para sitios modernos, que ya tenía anteriormente debido a que existió una actualización en SharePoint online.

Ilustración 1 Fuente: https://json.org/json-es.html

Esto nos brinda la oportunidad de poder mejorar nuestra intranet de SharePoint Online y obtener los beneficios de una intranet que se adaptan a las necesidades del trabajo actual. En donde el usuario no solamente está atrás de un equipo de cómputo sentado en un escritorio, el usuario moderno del mundo E.V.E. requiere herramientas de trabajo donde se sientan parte de una organización y la automatización de diseño ayuda mucho a conseguir este objetivo. Un objetivo de pertenencia dentro de la organización.

Con esto hablamos por ejemplo de qué podemos automatizar, diferentes cosas con los scripts cómo puede ser la parte del diseño de mega menús, el que pertenezcan a un concentrador de sitios y que tengan múltiples niveles de jerarquía, esto obviamente ayuda mucho a que el contenido sea relevante según el perfil de cada uno de los colaboradores dentro de la organización y los sitios estén asociados a un sitio concentrador para generar una mejor estructura cómo se estuvo explicando en el artículo anterior Estructura de los sitios de SharePoint modernos, permisos, contenido, navegación y las características de la colección de sitios. Parte 1 y Parte 2.

Esto nos ofrece una experiencia personalizada a los visitantes de nuestro sitio de intranet para que el contenido sea realmente relevante y no se pierdan en un universo de información, que no es relevante para el usuario que consume la información en la intranet. Podemos segmentar audiencias para noticias y contenidos destacados qué van a definir mejor el consumo de información y esto brindará una mejor experiencia. La segmentación además de que se habiliten noticias, páginas y otros elementos web qué pueden ayudar a definir y orientar para quien es el contenido qué está en SharePoint Online que esta dentro de tu Office 365

También dentro de los diseños podemos generar la parte de encabezados y pies de página, para qué sin importar en qué parte de tu intranet te encuentres este se al mismo, además de tener una biblioteca central de activos que nos van a ayudar, para utilizar ciertas imágenes que no alteren obviamente la imagen corporativa de una forma centralizada ir de rápido acceso.

Podemos también organizar eventos a través de un calendario compartido y que éste se encuentre en nuestro sitio moderno de SharePoint qué puede estar en el concentrador de sitios, como al generar sitios asociados del propio concentrador de SharePoint, esto nos ayudará a conectar sitios de una forma rápida ya que estaban asociados al Hub, pero que no nos quita la posibilidad de asociar si quisiéramos ese sitio de SharePoint moderno a un nuevo hub y que la información se va a adaptar sin importar en qué dispositivo estemos para poderla consumir.

Y todas estas cosas fascinantes, realmente no tienen mucho que se acaban de implementar en SharePoint, el cual los invito a que revisen de manera constante o de manera mensual el roadmap que nos proporciona Microsoft, para poder visualizar qué nuevas funcionalidades van saliendo y podemos adoptar nosotros en versiones previas, para después pasar a producción.

Les dejo la liga para que puedan entrar y verificar el roadmap de Microsoft sobre todo de Office 365 y de todas sus tecnologías en las que están trabajando o les interese. https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/roadmap?rtc=1&filters=O365

En el articulo siguiente empezaremos a ver parte de los Scripts que podemos utilizar para la automatización de diseño de los sitios modernos de SharePoint.

¿Qué pasa con la apariencia de mis sitios modernos de SharePoint?

La apariencia en los sitios modernos de SharePoint es tan importante y relevante cómo lo que hemos hecho al principio, que es la estructura de cómo vamos a poder tener acceso a esta información.

Todo lo que hacemos realmente tiene que ver con quién va a ser el usuario final y cómo van a consumir esta información, puede ser muy funcional, pero si olvidamos la parte del usuario, por muy funcional que sea, simplemente no se va a usar porque no es al agrado de los ojos del usuario final o la adopción de la tecnología será más lenta.

Actualmente, los usuarios además entran desde diferentes dispositivos y resoluciones, cómo pueden ser:

• Teléfono móvil,
• Laptop,
• Pc de escritorio,
• Tablet,
• Etc.

Dentro de la parte de SharePoint moderno, este nos ayuda a podernos centrar en la personalización de diseños que se pueden adaptar a esta nueva forma de trabajo, sin importar el dispositivo en el que tú te acomodes mejor.

Además, tienes opciones de personalización de la marca, navegación y diseño de una página con elementos web tanto como tú lo requieras, ya que puedes usar algunos elementos de JavaScript y HTML.

¿Aspecto o branding?

Es algo que pasa a menudo con los sitios de SharePoint moderno, que nos hacemos esta pregunta ¿aspecto o branding? ¿Cuál escoger? Y la respuesta es que ambos, preocúpate por el aspecto para que se vea bien de acuerdo con los colores institucionales de tu organización y además trabaja en el branding, para que la marca se quede en la memoria de todos tus colaboradores y haga sentido de la que pertenencia a una empresa u organización que se preocupa por ellos.

Con SharePoint tú puedes actualizar elementos como el logotipo de tu marca, colores, texto, para poder vincular grupos de sitios, junto con los colores de tu organización y que recomienda tu manual corporativo.

Además de que te permite la personalización mediante el uso de 21 temas que ya están integrados y puedes utilizar un objeto de configuración como lo es Json, para poder jugar con los diferentes elementos con los que interactúas en SharePoint.

Algo importante qué hay que explicar, cuando vemos el aspecto o branding que hacemos dentro de nuestro sitio de SharePoint, es que cuando hablamos de seguridad, este no se hereda, pero toda la parte de diseño que nosotros estamos creando de imagen corporativa, logo y demás, se hereda cuando tenemos el concentrador de sitios y este nos ayuda a que toda la parte visual se homologue con nuestros diferentes sitios. Adicional me gustaría comentarles que existe una herramienta que está en internet, que les puede ayudar a generar estas plantillas para el aspecto y obviamente no afecta con temas de seguridad.

Para hacer uso de esta herramienta, recomiendo que se apoyan mucho con alguien que sea experto en temas gráficos, con tu diseñador o la persona que te ayude a tu imagen corporativa o en su defecto con tu manual corporativo. Esto te ayudará a recomendaciones sobre todo con los colores corporativos, para que no pongas uno que creas que se parece y sobre todo tengan los colores de acuerdo a tu imagen corporativa y sobre todo al diccionario que muchas veces les entregan cuando ustedes generan esta clase de logos.

La liga es la siguiente: https://fabricweb.z5.web.core.windows.net/pr-deploy-site/refs/heads/master/theming-designer/index.html

La UI Fabric Theme Designer es propiedad de: Cameron Evans.

En caso del que quieras usar algún tema, que ya te brinda el sitio moderno de SharePoint también lo puedes hacer desde configuración del sitio, para esto tendrás que seguir uno de los siguientes pasos:

Cambio de tema (Opción 1)

1. En tu sitio moderno de SharePoint en tu concentrador, da clic en la parte superior en el botón de configuración.

2. Una vez que se despliega el menú de configuración da clic en Cambiar la apariencia

3. Selecciona Tema

4. Selecciona el tema que más te guste y da clic en el botón Guardar.

Cambio de tema (Opción 2)

1. En nuestro sitio de SharePoint moderno da clic en Contenido del sitio.

2. Te abrirá una nueva página, en el lado derecho de la cintilla gris y te aparecerá el botón Configuración del sitio, da clic.

3. Dentro de la Configuración del sitio, ve a la sección Aspecto y selecciona Cambiar el aspecto.

4. Selecciona uno de los 21 temas que tienes a elegir que te da SharePoint moderno.

5. Al seleccionar un tema te dará la opción de Probar.

Como viste es muy importante que te preocupes no solamente por la funcionalidad de tu sitio y con los aspectos básicos como la estructura que te dará idea de cómo y quién va consumir la información, si quieres saber más sobre la estructura te recomiendo leer los siguientes artículos:

• Estructura de los sitios de SharePoint modernos, permisos, contenido, navegación y las características de la colección de sitios. Parte 1
• Estructura de los sitios de SharePoint modernos, permisos, contenido, navegación y las características de la colección de sitios. Parte 2

Esto te ayudara mucho al inicio para el buen uso de la herramienta de SharePoint.

Si tienes alguna duda, pregunta o comentario puedes mandarla a Emmanuel Rodríguez, especialista en Office 365 y otras herramientas en la nube de Microsoft al correo erodriguez@soltectra.com.mx.