Automatizar con Flow de Office 365

¿Qué pensarías si te dijera que existe una herramienta que te puede ayudar a automatizar tus procesos de negocio?

En este nuevo artículo, te hablare sobre la herramienta Flow de Microsoft, donde encontrarla y encontrar información de expertos para que empieces a automatizar procesos.

Flow es una herramienta nueva para mí, pero sin embargo les quiero contar parte de la experiencia que he tenido y el descubrimiento de esta herramienta que tenemos en Office 365. La verdad es que fue un redescubrimiento de esta herramienta a partir del evento “Encuentro de usuarios de Dynamics y Power Platform”, así que les voy a empezar a contar sobre esta herramienta conforme vayamos avanzando e ir aprendiendo del uso de Flow.

Flow es un servicio que ayuda a la automatización de procesos de negocios y que se ejecuta cuando cumple ciertas condiciones y que se acopla a software de Microsoft como de terceros. Por ejemplo, podemos automatizar procesos de negocio que ya tengas definidos pero que hasta el momento se hacen de manera manual y que nos ayudara a bajar tiempos de respuesta, bajar los porcentajes de error y sobre todo incrementar tu productividad.

Por ejemplo, podrías definir a un cliente potencial con ayuda de un CRM como Dynamics 365 o alguno otro y hacer que lo registre como posible cliente si cumple con ciertas características, como el que tenga cierta cantidad de seguidores en Twitter y mandar un registro a una herramienta de terceros como MailChimp para seguir con mi estrategia comercial.

Un segundo ejemplo podría ser la autorización de compra de insumos para mi cadena de producción, en donde ahorita esa compra puede llevar tal vez 7 o 15 días y con la automatización bajarlo a una cantidad mínima de días o incluso horas, al igual cumpliendo con cierta cantidad de condiciones, como el que sea insumos para poder satisfacer la demanda de mi cliente que me compra el 80% de mi producción y que las validaciones para la compra aunque pase por 3 o 4 personas, se haga desde un mismo archivo y lo más pronto posible para no atrasar la producción.

 

¿Dónde lo encuentro?

Lo puedes encontrar en los planes de Office 365, desde el plan Office 365 Business Essentials, hasta el Office 365 Enterprise E5, también como es costumbre en los planes de SaaS de Microsoft, existe el plan 1 y plan 2.

Te dejo una tabla de las características de cada una de las versiones, para que veas cual te puede funcionar mejor a ti sin importar que seas una PyME o corporativo:

Esta aplicación la puedes encontrar dentro de tus aplicaciones de Office 365 y también como una aplicación para tu dispositivo móvil Android o IOS dentro de sus stores.

Ilustración 1 Flow en las aplicaciones de Office 365.

Ilustración 2 Aplicación móvil de Flow para Android.

¿Dónde puedo encontrar información de los expertos?

Actualmente ya hay varias fuentes donde poder encontrar información sobre Flow, donde encontramos información oficial, así como de foros y ayuda de usuarios o expertos como son los siguientes:

• Flow User Group (Hay un capítulo pensado para México y diferentes países)
• Blog Flow de Microsoft tiene muy buenos ejemplos desde algo básico hasta algo avanzado, material desde el 2016 hasta la fecha.
• Microsoft Learn Aprendizaje de diferentes tecnologías de Microsoft, pero hay una sección enfocada a la “Automatización de un proceso de negocio mediante Microsoft Flow”
• Serie de video de Flow Hasta el momento consta de 30 videos entre 1 minuto y 6 minutos promedio.
• Canal de Microsoft Flow Canal Oficial de Microsoft Flow con varios videos, talleres y conferencias con duración promedio de una hora cada video.
• Canal de John Levesque Experto en Microsoft Flow, Tech Evangelist y adicto a la aventura como viene en su biografía, muy buenos videos con muchos ejemplos igual desde lo básico hasta flujos más avanzados.

Así que aprovecha Flow, si ya eres usuario de Office 365 ya puedes hacer uso de la herramienta y empezar a experimentar con la herramienta y después contagiar a los demás compañeros del trabajo a que lo utilicen para facilitar el trabajo y por qué pueden ayudar a automatizar muchos procesos de negocio dentro de la propia organización.

Si quieres saber más puedes contactarme al correo electrónico erodriguez@soltectra.com.mx y con gusto averiguaremos las posibilidades de Flow. Por mi cuenta ya estoy haciendo pruebas y aprendiendo de las fuentes que les he puesto.

¡Nos vemos pronto!