Teams ¿Una herramienta de comunicación y colaboración?

Es una muy buena pregunta para iniciar sobre la charla de Microsoft Teams, esto nos va a ayudar para poder identificar si Microsoft Teams la podemos definir como una herramienta de comunicación o de colaboración.

Ilustración 1 Fuente de imagen https://news.microsoft.com/

En tu organización sin duda tienes estos escenarios:

• Trabajas con una o más personas en algunas actividades (Equipos de trabajo).
• Tienes comunicación vía chat.
• Realizas llamadas.
• Tienes conferencias telefónicas.
• Haces colaboración con diferentes herramientas para dar seguimiento a proyectos.
• Realizas video conferencias con algún equipo de trabajo interno o externo
• Trabajas vía remota

Si por lo menos has dicho que si a alguna de estas y aun no manejas Microsoft Teams, has de clasificar alguna herramienta actual que ocupes como una herramienta de comunicación o de productividad.

Cada día se trabaja más en colaboración con diferentes personas sin importar que sean del mismo departamento o ajenos a la empresa y nos podemos encontrar con escenarios como estos:

Escenario 1: Saber si un archivo está dentro de un repositorio de documentos especifico.

<![if !vml]><![endif]>Es una forma actual de trabajar de muchas empresas hoy en día: Mandan un correo preguntando a la persona o equipo si ya tienen el documento listo para que lo pueda revisar y si lo subieron a la unidad Z:

• Problema 1: El tiempo de respuesta muchas veces es demorado o no llega.
• Problema 2: Se guardo una copia errónea en el repositorio de documentos.
• Problema 3: Se comparte la información por WhatsApp dejando vulnerable la seguridad de la información, ya sea por robo del dispositivo o mal manejo de esta información mandando a un correo personal o la competencia.

Solución Teams 1: Puedes mandar un Chat directamente a la persona responsable de terminar el documento, para que te responda rápidamente con un sí o un no. Tú como usuario de Teams dentro de tu organización puedes ver el estatus del estado de la persona si está disponible u ocupada por colores haciendo fácil la comunicación.

Solución Teams 2: Puedes mandar un mensaje de Chat nuevo al equipo de trabajo, para que puedas obtener una respuesta de cualquiera de los involucrados y saber si el documento ya está actualizado en tu SharePoint dedicado al proyecto o departamento.

Solución Teams 3: Entras directamente a tu Biblioteca de Documentos de tu sitio de SharePoint, el cual lo tienes integrado en una pestaña de Teams y revisas el documento directamente, con esto puedes verificar que están los cambios necesarios y revisar las notas que están dentro del propio documento y finalizar los cambios o revisiones correspondientes.

Nota: En cualquiera de las 3 soluciones de Microsoft Teams, tu información siempre estará protegida, encriptada y solo disponible para las personas que realmente requieran verlo. Asegurando tiempos de respuesta más rápidos, protección de datos y propiedad intelectual, y generar una colaboración de equipo más natural.

Escenario 2: No puedes asistir a la oficina y tienes que terminar un documento y tener reuniones con los diferentes involucrados del proyecto tanto con colaboradores internos, cliente y proveedores.

<![if !vml]><![endif]>Este escenario cada día se está adoptando más por las empresas porque algunas quieren incursionar en el Home Office, hay personas que tienen que estar viajando constantemente o que por razones ajenas no pueden asistir a la oficina todos los días.

• Problema 1: El documento con el que debo trabajar está en la famosa unidad Z del servidor y solo puedo entrar a la unidad estando en la oficina físicamente.
• Problema 2: Puedo entrar vía remota con herramientas como TeamViewer, pero dejo vulnerable todo el servidor porque no tengo políticas de seguridad y puedo tener acceso a toda la información poniendo en riesgo de que alguien se robe la información o la borre.
• Problema 3: En algunos sitios no hay recepción o señal telefónica, pero existe internet en el sitio y tratas de comunicarte por un grupo de WhatsApp haciendo vulnerable toda la información que se trate por ese medio, donde se puede reenviar la información fácilmente a otro usuario que no sea de la empresa o alguien ajeno de la empresa y pueda robar la información como datos de contacto, datos bancarios, propiedad intelectual, etc.
• Problema 4: Al tener tantos grupos en WhatsApp, se puede enviar información de manera errónea a un grupo o persona equivocada, generando la pérdida del negocio o desconfianza por el mal manejo de la información.
• Problema 5: Se pierde información fácilmente en correos que no son de clase empresarial o en grupos de WhatsApp, debido a que algunas veces la gente borra charlas completas para liberar espacio de sus dispositivos móviles, o es difícil encontrar algún dato o documento por tanta información intercambiada.

Solución Teams 1: Ingresar al archivo o archivos en la Biblioteca de Documentos, correspondiente de tu equipo de trabajo en Microsoft Teams, esto de una forma rápida y segura sin importar donde te encuentres solo con una conexión a internet y sin importar desde que dispositivo entres. Además de tener la información siempre segura, porque esta encriptada y si tienes un perfil de administrador o requieres políticas más sofisticadas de seguridad para la gente que hace home Office, puedes tener autenticación multi factor y etiquetado de información.

Solución Teams 2: Te puedes comunicar con tu equipo de trabajo interno a través de una videoconferencia por Teams o desde el propio documento que está dentro de sitio de SharePoint, para tratar los puntos importantes que se requieren. Con tus proveedores y clientes, puedes generar una cita para una video conferencia para que puedan tener la comunicación necesaria, presentar los avances o requerimientos de una manera segura al mismo tiempo y con la seguridad de que toda la información está asegurada y con opción de grabar las conferencias, para uso interno de la organización para garantizar que toda la información tratada en la reunión no será ignorada de alguna forma y que se prestara atención a los puntos clave para el desarrollo del proyecto.

Solución Teams 3: Puedes buscar fácilmente personas, menciones, respuestas a una conversación en chat o documento, desde el buscador propio de Microsoft Teams, esto hace que la información se encuentre más fácilmente sin importar el equipo de trabajo que te encuentres o refinar la búsqueda tanto como tú la desees para encontrar más rápido alguna información. Además de que cuando se etiqueta la información, sabes que puedes poner restricciones para asegurar, que el documento llegue a la persona correcta y que si en algún momento envías por error a otra persona, esta persona ajena no pueda ver la información ya que esta no la pueda abrir, porque el documento solo es para algunos usuarios internos de la organización o usuarios externos, protegiendo la propiedad intelectual, y dando la seguridad a tu cliente que te preocupas por el manejo de su información.

Conclusión a la pregunta.

Con estos dos escenarios, podemos concluir que la herramienta de Microsoft Teams es una herramienta para la colaboración y comunicación en una sola, que nos ayuda a podernos enfocar, incrementar la productividad, comunicación, colaboración, concentrar información de diferentes fuentes y sobre todo mantener de una forma segura, la información en todo momento, tanto de uso interno y para los externos de la organización encriptando y etiquetando la información.

Si quieres saber más sobre Microsoft Teams puedes ponerte en contacto con nosotros al correo contacto@soltectra.com.mx y escucha nuestro Podcast Foro Tecnológico por Spotify.