Anteriormente teníamos la costumbre de tener todo en un servidor de documentos con la famosa Unidad Z, donde teníamos o tenemos aún varias carpetas sin ningún tipo de seguridad y en donde concentrábamos información de toda clase, como podría ser:
- Nomina.
- Contabilidad.
- Estados financieros.
- Documentos confidenciales de los socios o dueño del negocio (INE, Comprobante de domicilio, acta constitutiva, etc.)
- Información de clientes.
- En resumen, información delicada.
Con esto podemos encontrarnos con diferentes escenarios.
Escenario actual.
Los archivos de trabajo del día a día de la organización, hacen crecer la cantidad de información de manera exorbitante y además en donde muchos usuarios crean sus carpetas para tener una copia del documento en el que colaboran más de una persona dentro del propio servidor.
Problema que resolver.
Evitar la sobre carga del servidor y anular la cantidad de archivos repetidos.
Solución.
Antes de cualquier tecnología tenemos que identificar cual es la información que ocupa cada uno de los usuarios ya sean carpetas o documentos, esto debido a que existen documentos donde se requiere la colaboración de varios usuarios como un reporte de ventas en Excel o un informe elaborado en Word para entregar al cliente.
Cuando ya se tiene identificada la información por usuario se puede clasificar esta información por los documentos que son para el conocimiento de una o más personas y los archivos y carpetas que son de uso personal.
Teniendo en cuenta esto de la clasificación de la información ahora si podemos usar nuestra herramienta de SharePoint Online para poder generar un sitio de colaboración o comunicación, según la naturaleza con que se requiera el sitio. Por ejemplo, si es para el departamento de ventas y tenemos tres vendedores, generamos un sitio llamado “Área comercial” donde cederemos permisos a los tres vendedores y al gerente de ventas y solo se subirán la o las carpetas donde realmente tengan la necesidad todos de colaborar en los documentos. Y en donde el gerente pueda subir información relevante sobre las metas a alcanzar, comunicados de promociones para los clientes, etc. Que ayuden a alcanzar las metas al personal de ventas.
Lo conveniente es generar una intranet muy similar a lo que es nuestro diagrama organizacional, si no tienes un diagrama organizacional, el empezar a identificar información y el uso de esta dentro de tu organización te ayudara a definir un poco más el rol de cada uno de tu personal, para ayudarle a enfocarse mejor y tengan mejores resultados.
NOTA: Es importante entender que en SharePoint existe una estructura y diferentes elementos a los que puedes tener acceso para sacarle más provecho a tu herramienta, la cual te presento a continuación:
Ilustración 1 Estructura de SharePoint
Además, un sitio en SharePoint puede contener diferentes subsitios. Lo cual nos ayudara a tener mejor estructurada toda nuestra colección de documentos. Una vez que tengamos esto, habremos logrado tener:
- Documentos en nuestra intranet propia.
- Liberar la carga de trabajo en nuestro servidor físico.
- Evitar distracciones con información que no es relevante para el equipo de trabajo.
- Contar con seguridad, ya que la información estará encriptada y solo tendrán acceso las personas que lo requieran ya sea al sitio o a un documento en específico, sin importar que sean de otro departamento o externo de la organización, siempre y cuando las políticas lo permitan.
- Podrán trabajar varias personas en un mismo documento al mismo tiempo, ya sea que lo hagas en línea o desde la aplicación de Office, como Word, Excel, etc.
- Puedes empezar a automatizar procesos que son repetitivos.
- Incrementas la colaboración dentro de tu equipo de trabajo.
- Evitas un retraso de actualización de documentos por tener administrada tu información.
Resumen.
Para mejorar en la colaboración y seguridad con ayuda de una intranet como SharePoint Online, tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Identificar la información de los usuarios.
- Clasificar información como propia y de colaboración.
- Generar sitio de intranet dentro de SharePoint.
- Agregar usuarios de esa intranet.
- Compartir documentos o sitios según se requiera y cumplamos con las políticas de seguridad de la organización.
Si quieres saber más sobre como colaborar con tu equipo de trabajo y optimizar los tiempos de trabajo contáctanos al correo contacto@soltectra.com.mx o desde nuestro sitio web en www.soltectra.com.mx
